تذكير المشاركين بالدفع دون إحراج: أسلوب ورسائل جاهزة
بقلم فريق نبسط · · 5 دقائق قراءة
مطالبة صديق بالمال من أحرج المواقف، ويتجنبها كثير من مديري الجمعيات والقطات فيتأخر التحصيل ويتراكم. السر في الأسلوب: التذكير الاستباقي المنتظم الذي يصل للجميع بنفس الصيغة يحوّل الطلب من موقف شخصي إلى نظام عادي لا يزعل منه أحد.
لماذا يتأخر الناس عن الدفع؟
في الغالب ليس السبب نية سيئة، بل النسيان أو الانشغال أو انتظار الراتب. ولذلك فالتذكير الودّي قبل الموعد يحل أغلب الحالات، وأسلوب الاتهام يفسدها.
متى ترسل التذكير؟
- قبل الاستحقاق بيوم: تذكير عام للجميع بأن الموعد غداً.
- بعده بثلاثة أيام: رسالة قصيرة لمن لم يسدد.
- بعده بعشرة أيام: مكالمة أو رسالة أوضح، مع الإشارة للقواعد المتفق عليها.
هذا هو الجدول الذي يعتمده التذكير التلقائي في نبسط لمن لديه حساب مرتبط، وهو مثال جيد تقيس عليه إن كنت تذكّر يدوياً.
نماذج رسائل جاهزة
تذكير عام: «السلام عليكم، تذكير ودّي أن موعد دفعة قطة الاستراحة غداً الخميس. الحساب والآيبان في الأعلى، وأرفقوا صورة التحويل جزاكم الله خيراً.»
بعد الاستحقاق: «مساء الخير أبا فلان، لاحظت أن دفعة هذا الشهر لم تصلني بعد، لعلها نُسيت؟ المتبقي عليك 300 ريال، وإذا كان لديك ظرف فأخبرني نرتّب الأمر.»
متابعة أخيرة: «أبا فلان، ما زالت دفعة الشهرين متأخرة، ونحتاج إغلاق الحساب هذا الأسبوع. هل نجدول لك التسديد على دفعتين؟»
قواعد تجعل التذكير مقبولاً
- اذكر المبلغ المتبقي بالضبط حتى لا يضطر أحد للسؤال.
- أرفق وسيلة الدفع (الآيبان) في الرسالة نفسها.
- لا تنشر أسماء المتأخرين في المجموعة العامة.
- اعرض حلاً مرناً عند الظروف، كالتقسيط على دفعتين.
- اجعل التذكير نظاماً ثابتاً يتكرر مع الجميع، لا موقفاً شخصياً.
اجعل التذكير آلياً
في نبسط يصل المشارك الذي لديه حساب مرتبط تذكير تلقائي قبل الاستحقاق ثم بعده، ويتوقف فور اعتماد الدفعة؛ ويتبع التذكير التلقائي وإشعارات الجوال باقة المجموعة. وللمدير زر «إرسال تذكير» للجميع، وخيار «تذكير واتساب» لكل مشارك يفتح واتساب برسالة جاهزة فيها اسمه والقطة والمبلغ المتبقي والآيبان، دون أن تحفظ رقمه في هاتفك، ونص الرسالة قابل للتعديل من لوحة النظام.